La aplicación de la normativa sobre registro horario sigue generando controversia y dudas en las organizaciones. El profesor titular de derecho del trabajo de la UCM y consultor de AbdónPedrajas, Jesús Lahera Forteza, nos ha ayudado a aclarar algunas de las cuestiones más frecuentes.
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¿Cómo debe ser el registro horario de la jornada?
En virtud del nuevo art.34.9 ET establecido por el art.10 del decreto-ley 8/2019, la empresa “garantizará” el registro diario de jornada, abriendo a tal efecto una consulta con los representantes de los trabajadores (RLT). Sin duda existe un deber empresarial de resultado porque se exige, una vez cumplidas las consultas con la RLT, tener implantado un sistema de registro diario de jornada. No es suficiente tener cuadros horarios ni horarios visibles en la empresa. Se trata de un registro diario de jornada efectiva para controlar horas extras no pagadas. La finalidad de la norma es clara en su exposición de motivos, es una herramienta obligatoria en todas las empresas para evitar impagos y abusos en horas extraordinarias. Por tanto, con esta finalidad es obligatorio el registro diario de jornada en todas las empresas de España, sin distinción alguna de variables en función de tamaño, plantilla, facturación, sectores, etc.
Como aclara el informe técnico de la Inspección de Trabajo 101/2019 el registro de jornada del art.34.9 ET debe tener, como mínimo, “la hora de inicio y finalización de la jornada” y tiene que ser “diario”. Tiene, a su vez, que estar individualizado a los efectos de controlar la jornada efectiva de cada trabajador en la empresa. Tiene que responder a un sistema objetivo, fiable, accesible y veraz de cómputo de la jornada. Se descartan sistemas susceptibles de alteración de datos.
Sistemáticamente y teleológicamente, el registro diario de jornada es una herramienta de cómputo de tiempo de trabajo efectivo para garantizar el pago o compensación con descanso de horas extraordinarias. El registro es regulación de jornada del art.34 ET con esta finalidad como consta en exposición de motivos. Aunque los criterios técnicos de la Inspección de Trabajo parecen no obligar a registrar pausas, interrupciones y demás tiempos no efectivos de trabajo parece claro, que, por interés de la empresa, se debe hacer constar el tiempo efectivo de trabajo, que es el que determina la jornada ordinaria de trabajo. La presunción de tiempo de trabajo efectivo de la jornada registrada, de la que parten tanto la guía del Ministerio de Trabajo como los criterios técnicos de la Inspección, conlleva que se tengan que computar pausas e interrupciones, conforme a lo acordado, para evitar un desbordamiento de horas extraordinarias.
El registro diario es, por otra parte, perfectamente compatible con la “flexibilidad horaria” como literalmente menciona el art.34.9 ET. La remisión a las normas de distribución irregular de la jornada del art.34.2 ET, 10 por 100 o el convenio, con preaviso de cinco días, no ofrece dudas. Se computan y registran, por tanto, días con jornadas irregulares, unas más horas y otras menos, a efecto de la media de jornada máxima. La compensación de diferencias en doce meses, por exceso o defecto, del art.34.2 ET se puede controlar así. No son horas extraordinarias, es jornada irregular ordinaria dentro del salario del trabajador. Por tanto, conviene a la empresa registrar las jornadas irregulares para que sólo sean horas extras lo que supera la jornada ordinaria.
Finalmente, el registro diario puede ser clásico, con control presencial de horario de inicio y finalización en centro de trabajo, con medios de todo tipo, analógicos o digitales. Es válido cualquier sistema de huella digital, siempre que respete la legislación de protección de datos personales (LOPD). En el período de consultas con RLT se debe plantear la organización del registro diario con cualquier medio viable. Lo más recomendable será pactarlo con la RLT o, en su defecto, instalarlo unilateralmente.
El registro también puede ser telemático con sistemas de control remoto, en ordenador empresa, móvil e empresa o geolocalización de tiempo de trabajo efectivo.. Ello termina conectando con el derecho a desconexión digital del art. 88 LOPD. La instalación de estos sistemas exige respetar los nuevos derechos digitales de los art.87-90 LOPD, a los que hay que remitirse siempre, con máximo respeto a la protección de datos personales con deber información al trabajador y RLT.En este tipo de registro telemático será esencial computar el tiempo de trabajo efectivo, como se ha expuesto anteriormente. Este tipo de registro es idóneo en trabajos móviles, con continuos desplazamientos, también sujetos a la exigencia legal.
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¿Qué es el tiempo de trabajo efectivo y de qué forma afecta al registro?
Se ha perdido una excelente oportunidad para regular el tiempo de trabajo efectivo y superar la insuficiente definición del art.34.5 ET, propia del modelo industrial, que lo asocia a presencia en centro de trabajo y puesto de trabajo. La directiva europea 2003/88 de tiempo de trabajo utiliza una definición más moderna: “todo período durante el cual el trabajador permanece en su trabajo a disposición del empresario y en ejercicio de su actividad o funciones”. La jurisprudencia europea y nacional insisten, por ello, en vincular el tiempo de trabajo efectivo con la disposición de la empresa del trabajador y el descanso con la libertad personal del trabajador en su vida personal y ocio. El casuismo va delimitando este concepto con dicho criterio jurisprudencial. La negociación colectiva y los acuerdos colectivos pueden solucionar, con seguridad jurídica, el cómputo de tiempo de trabajo efectivo en cada sector y empresa.
Con esta regla general judicial y sin perjuicio de los acuerdos concretos, será tiempo de trabajo efectivo el de prestación laboral, dentro y fuera del centro de trabajo, y los tiempos de disposición a la empresa aún sin trabajar como ocurre en guardias presenciales o localizadas de máxima disponibilidad. También entra en esta categoría los tiempos de desplazamiento desde el centro de trabajo con finalidad laboral durante la jornada, la participación en eventos de la empresa, la formación interna recibida a cargo de la empresa y los tiempos exigidos por la prevención de riesgos laborales como reconocimientos médicos y cambios de ropa con esta finalidad.
Por el contrario, no será tiempo de trabajo efectivo el dedicado a descansos legal y convencionalmente reconocidos y cualquier tipo de pausa durante la jornada, salvo pacto en contra. En este ámbito entran pausas de bocadillo, de disposición personal, las salidas del centro por motivo personal, tiempos en zonas empresariales de deporte o descanso, el tiempo de comida etc .., todo ello sin perjuicio de lo acordado en negociación colectiva.
El tiempo de trabajo efectivo puede encajar en la jornada ordinaria del trabajador, sea regular o irregular, o en la jornada extraordinaria, realizando, en tal caso, horas extraordinarias retribuidas en dinero o en descanso. El registro diario, al medir tiempo de trabajo efectivo, detecta las horas extraordinarias realizadas por el trabajador y asegura, así, su retribución en dinero o en descanso. Por ello, como ha sido antes señalado, es importante registrar el tiempo de trabajo efectivo.
Se puede hacer esta labor con registro de las pausas, descansos y tiempo no efectivo durante el día que se vayan descontando diariamente. O, si existe un parámetro medible, objetivo y global, la guía del Ministerio de Trabajo permite la fórmula de redondeo con descuento al final del día.
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¿Cómo prepararse para una inspección de trabajo? ¿Qué datos pueden solicitar a la empresa?
La empresa está obligada a documentar el registro diario 4 años, plazo coincidente con prescripción de sanciones y de seguridad social en orden social. El método será el pactado colectivamente o unilateral de la empresa. Esta documentación estará a disposición de la Inspección de Trabajo. Por tanto, resulta fundamental prepararse con un sistema de documentación del registro que sea fiable, objetivo y veraz, y poder trasladarlo a la Inspección de Trabajo. Es la información que será requerida y puesta a disposición.
Lo lógico es que se extiendan sistemas de documentación digitalizados con bases de datos, no en papel. El informe técnico de la Inspección Trabajo acepta escaneos de la documentación en papel.
En una fase inicial, teniendo en cuenta la norma entró en vigor el 12 Mayo, la Inspección de Trabajo va a requerir actas de apertura de consultas con la RLT sobre registro de jornada, como consta en su informe técnico. Y ya más adelante, en plazos razonables, la Inspección va a exigir y solicitar la demostración de existencia de registro diario de jornada y su documentación.
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¿Qué sanciones pueden aplicarse a quienes no cumplan la norma?
El requerimiento y advertencia de la Inspección de Trabajo a la empresa para cumplir el nuevo art.34.9 ET puede aparecer en la fase inicial, antes de la propuesta sancionadora.
Pero debe quedar claro que existe nueva sanción administrativa por infracción grave, ante incumplimiento del deber legal de registro diario de jornada conforme al art.7.5 LISOS y 40.1.b LISOS, 626 a 6250 euros, y que siempre el Inspector puede proponerla a la autoridad laboral. La graduación tiene en cuenta el número de centros y trabajadores afectados aplicando el art.39 LISOS. La reiteración se gradúa también a efectos sancionadores. Al ser obligación de tracto sucesivo, se puede volver a sancionar de manera reiterada. No vale con pagar la multa y no tener registro diario jornada. La Inspección puede requerir a una empresa continuamente hasta que cumpla.
El informe técnico asocia este deber con el cumplimiento de la normativa de tiempo de trabajo y de horas extraordinarias. Por tanto, se pueden detectar conductas sancionables con independencia del propio registro. Hay varias sanciones en juego, aparte del art.7.5 LISOS por no registro: art.7.5 LISOS por superar límite horas extras. Art.7.5 LISOS superar jornada máxima legal o convencional, art.7.5 LISOS por incumplir reglas distribución irregular jornada, por no pagar horas extras art.7.10 LISOS, no comunicar horas extras a RLT art.7.7 LISOS, no constar en recibo las horas extras art.7.3 LISOS etc … Y además el Inspector de Trabajo puede abrir actas de liquidación de horas extras no cotizadas seguridad social. El coste económico puede ser, en fin, muy alto.
A efectos procesales, finalmente, es muy importante la obligación legal. El no registro altera la carga de la prueba, vía art.217. 2 y.6 LEC. Ya existía alguna línea jurisprudencial STS 22 Julio 2014, en este sentido, que queda ahora reforzada. En las reclamaciones judiciales de horas extras no pagadas puede afirmarse existe ya una presunción favorable al trabajador si no hay registro diario de jornada, incumpliendo esta obligación legal.
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Por lo general, ¿han sabido las empresas adaptarse al registro horario obligatorio?
Las empresas tienen que cumplir el nuevo deber legal de registro de jornada diaria del art.34.9 ET por lo que la adaptación resulta inevitable. En esta fase inicial, muchas empresas con RLT están en período de consultas para regular el registro diario de jornada y resultan previsibles numerosos acuerdos al respecto. Es una oportunidad para regular con claridad el tiempo de trabajo efectivo, adaptar bien las necesidades de producción al tiempo flexible de trabajo, racionalizar el uso de horas extraordinarias y adaptar mejor los horarios laborales. Es previsible que la medida reestructure el tiempo de trabajo en todas sus dimensiones y es deseable que sea en beneficio de ambas partes, del bienestar de los empleados, y de la productividad de la empresa.
Más difícil de valorar es el tejido empresarial sin RLT, donde seguramente se están desarrollando reuniones informales con los empleados con esta finalidad y tendrá que ser implantado con decisión unilateral. La instalación de estos registros en esta realidad va a ser más problemática, y será previsible sean detectados incumplimientos de la norma.
Hay que decir, finalmente, que numerosas empresas, sobre todo de la industria, ya tenían registro de jornada diaria en su práctica laboral, así como en las jornadas especiales del Decreto 1561/1995, sobre todo en transporte.