La irrupción de Google Gemini y su ecosistema, incluyendo Gems, la integración con Google Workspace y NotebookLM, está abriendo una nueva etapa en la gestión de personas: equipos de RRHH que trabajan apoyados por agentes de IA que redactan, analizan datos, preparan formaciones, responden dudas internas y automatizan tareas repetitivas.

Esta aula virtual está diseñada específicamente para profesionales de RRHH que quieren ir más allá de “probar” la IA y desean construir su propio stack de herramientas con Gemini: desde crear Gems especializados en talento y comunicación interna, hasta diseñar cuadernos de NotebookLM conectados a políticas, documentación laboral y planes de desarrollo.

El enfoque es 100 % práctico y orientado a casos de uso reales, con plantillas reutilizables y ejemplos adaptados al día a día de selección, desarrollo, formación, clima y relaciones laborales. Además, se profundiza en cómo escalar estos recursos al conjunto del equipo de RRHH mediante pautas de gobernanza, uso compartido y bibliotecas internas de prompts, así como en el uso de Gemini para construir dashboards en Sheets y automatizaciones no-code de impacto inmediato.

Fechas y horarios

Miércoles, 13 de mayo, de 9:00 a 13:00 h.
Jueves, 14 de mayo de 9:00 a 13:00 h.

Formato: online
Plataforma de conexión: Zoom

Horas lectivas: 7,5 horas 
Grupo con plazas limitadas

A quién va dirigido

  • Profesionales de RRHH, Talento, Desarrollo y Formación que quieran incorporar IA de forma práctica en sus procesos diarios.
  • HR Business Partners que deban acompañar a managers y equipos en la adopción de IA en la organización.
  • Responsables de comunicación interna, employer branding y cultura interesados en usar Gemini para contenidos y escucha activa del talento.
  • Directores/as de RRHH que necesiten una visión estratégica de qué puede hacer realmente Gemini, Gems y NotebookLM por su área sin entrar en programación.
  • No se requieren conocimientos técnicos previos ni de programación; sí es recomendable manejar con soltura Google Workspace: Gmail, Drive, Docs, Sheets y Calendar.

Objetivos

Objetivo general

  1. Capacitar a los participantes para utilizar Google Gemini, los Gems y NotebookLM en la función de RRHH, de forma que puedan diseñar y poner en marcha sus propios agentes de IA, cuadernos y flujos de trabajo que liberen tiempo administrativo y aumenten la aportación de valor en la gestión de personas.

Objetivos específicos

  1. Al finalizar la formación, los participantes serán capaces de:
  2. Entender el papel de Gemini y NotebookLM en el nuevo panorama de IA aplicada a RRHH y sus diferencias frente a otras soluciones como ChatGPT y Copilot.
  3. Crear y configurar Gems específicos para tareas de RRHH: respuesta a candidatos, comunicación con nuevas conexiones, seguimiento de clima, curación de noticias de IA y talento, entre otros.
  4. Diseñar cuadernos de NotebookLM conectados a documentos de RRHH, como políticas, descripciones de puesto, encuestas o planes de formación, para generar resúmenes, guías y materiales formativos.
  5. Incorporar Gemini como copiloto en Google Workspace para redactar ofertas y comunicaciones, analizar datos en Sheets y preparar presentaciones para comités de dirección.
  6. Identificar oportunidades de automatización no-code en procesos clave de RRHH, como reclutamiento, onboarding, formación, desempeño, clima y PRL, utilizando agentes y flujos sencillos.
  7. Profundizar en la gobernanza y el uso compartido de Gems y cuadernos, estableciendo pautas para su uso colaborativo y asegurando coherencia de tono y marca en todas las comunicaciones.
  8. Ampliar el análisis de datos en Sheets mediante Gemini, incluyendo la creación de dashboards y el apoyo en fórmulas complejas o scripts sencillos de Google Apps Script para automatizar el volcado de datos.
  9. Aplicar criterios básicos de ética, privacidad y uso responsable de IA en la gestión de personas, especialmente en Europa y en el contexto del futuro cumplimiento regulatorio.

Metodología

  • Metodología eminentemente práctica, con explicación breve y demostración en directo seguida de ejercicios guiados.
  • Enfoque “trae tu caso”: los participantes pueden llevar ofertas, políticas, encuestas, correos u otros materiales reales para trabajarlos en la sesión.
  • Trabajo en modo taller con pequeños retos por bloques: Gems, cuadernos, automatizaciones y dashboards, con puesta en común final.
  • Se proporcionan plantillas de prompts, modelos de Gems, estructuras de cuadernos y ejemplos de dashboards reutilizables en la organización.

Programa

Miércoles, 13 de mayo:

La revolución de Gemini en RRHH y creación de Gems aplicados a la gestión de personas: 

Contexto: la nueva ola de IA en RRHH con Gemini

  • Panorama actual de IA generativa en RRHH: de ChatGPT y Copilot a Gemini como puerta de entrada de Google para el trabajo.
  • Qué es Google Gemini 2.x, tipos de planes disponibles y principales capacidades para RRHH.
  • Diferencias clave entre Gemini, ChatGPT y Copilot desde la perspectiva de un departamento de RRHH.

Primeros pasos con Gemini para RRHH

  • Interfaz, modos y buenas prácticas de prompting orientadas a talento: roles, contexto, formatos y restricciones.
  • Ejercicios prácticos: redacción de una oferta de empleo y adaptación a distintos canales; creación de descripciones de puesto a partir de información dispersa; mejora de comunicaciones internas sensibles, como cambios organizativos, feedback o convocatorias de encuestas.

Creación de Gems especializados en RRHH

  • Qué es un Gem, cómo se crea y qué diferencia tiene respecto a una conversación normal.
  • Plantilla de instrucciones para Gems de RRHH: tono, objetivos, límites, fuentes y ejemplos.
  • Taller práctico 1: Gem “Bienvenida a nuevas conexiones y candidatos” y Gem “Respuestas a debates en LinkedIn sobre talento y empleo”, orientados a maximizar personalización, engagement y coherencia de marca.

Gems como asistentes para tareas clave de RRHH y gobernanza del ecosistema

  • Taller práctico 2, a elegir por cada participante: Gem “Noticias IA & RRHH”, Gem “Agenda del HRBP” o Gem “FAQ interno de RRHH”.
  • Cómo escalar los Gems de uso personal al equipo de RRHH mediante una biblioteca interna de Gems y prompts validados por el departamento.
  • Pautas de gobernanza: quién crea, quién valida, quién puede modificar y cómo se versionan los recursos compartidos.
  • Criterios para asegurar coherencia de marca y tono en todas las comunicaciones generadas con IA.
  • Puesta en común de casos, revisión de prompts y afinado para maximizar utilidad y alineamiento con la cultura de la empresa.

Jueves, 14 de mayo:

NotebookLM, automatizaciones y diseño de casos de uso de alto impacto en RRHH:

De los chats a los sistemas: NotebookLM como “cerebro” documental de RRHH

  • Qué es NotebookLM y qué lo diferencia de un simple chat con IA.
  • Cómo crear un cuaderno y conectar fuentes: políticas de RRHH, manual del empleado, encuestas de clima, descripciones de puesto y planes de formación.
  • Buenas prácticas para organizar la documentación de RRHH en Google Drive antes de conectarla.

Taller NotebookLM: cuadernos para formación, onboarding y clima

  • Cuaderno “Onboarding”: generar guías personalizadas de acogida por puesto o unidad, preguntas frecuentes y checklist para managers.
  • Cuaderno “Catálogo formativo y skills”: construir rutas de desarrollo y microcontenidos a partir del catálogo y marcos de competencias existentes.
  • Cuaderno “Clima y bienestar”: resumir comentarios de encuestas, identificar temas recurrentes y proponer líneas de acción.
  • Uso colaborativo de NotebookLM: cómo compartir cuadernos de forma segura entre miembros del equipo de RRHH, qué cuadernos deben ser personales o corporativos y cómo mantenerlos actualizados.
  • Ejercicio: cada participante diseña un cuaderno con sus propias fuentes, o con ejemplos proporcionados por el formador, y obtiene al menos tres entregables accionables.
Gemini dentro de Google Workspace y dashboards en Sheets
  • Uso de Gemini en Gmail: respuestas a candidatos, comunicaciones con proveedores de formación y gestión de conflictos.
  • Uso de Gemini en Docs y Slides para redactar políticas, guías de estilo y procedimientos, así como para preparar presentaciones de resultados de clima, desarrollo o formación.
  • Uso de Gemini en Sheets para limpieza de datos, tablas dinámicas guiadas por IA, generación de gráficos y resúmenes para comités de dirección.
  • Profundización en análisis de datos y dashboards: cómo pedir a Gemini fórmulas complejas y funciones avanzadas, introducción a Google Apps Script asistido por Gemini y diseño de un dashboard básico de RRHH sobre clima, rotación o formación.
  • Mini-casos guiados con plantillas descargables.
Casos de uso de automatización no-code con Gemini y agentes
  • Ejemplos de automatizaciones típicas: secuencias de correos de onboarding, recordatorios de evaluaciones de desempeño y clasificación o etiquetado de CV en Drive.
  • Uso de extensiones y conectores para que Gemini interactúe con formularios, calendarios y otras herramientas de productividad ya presentes en la empresa.
  • Enfoque por cadenas de tareas sencillas que se puedan implantar rápido sin depender de desarrollos complejos.
  • Mapa de oportunidades: cada participante identifica entre dos y tres procesos de su realidad que pueda automatizar en el corto plazo.
Ética, riesgos y plan de acción para tu organización
  • Sesgos, privacidad y confidencialidad: qué se puede y qué no se debe hacer con datos de personas en sistemas de IA.
  • Recomendaciones básicas de gobernanza y comunicación interna para implantar Gemini en RRHH.
  • Cierre: diseño de un mini-plan de 30 días para poner en marcha lo aprendido, incluyendo un Gem, un cuaderno NotebookLM y una automatización en Workspace, con responsables, hitos y métricas básicas.

Expertos

Vicente Ribes Muñoz

Consultor y formador especializado en IA aplicada a RRHH, talento y transformación de la función de personas. Ha acompañado a empresas y organizaciones en el diseño de casos de uso de IA, la creación de agentes conversacionales y la implantación de programas formativos para equipos de RRHH y directivos.

Profesor de Inteligencia Artificial aplicada a la gestión de personas en escuelas de negocio y universidades como Founderz, donde combina enfoque estratégico y muy práctico, con foco en herramientas no-code y copilotos como Gemini, ChatGPT y Copilot.

Influencer y LinkedIn Top Voice, creador de contenidos y divulgador sobre IA y RRHH, así como host del podcast AfterWorkTalent, centrado en talento, empleabilidad y futuro del trabajo

Resultados esperados

Al finalizar el seminario, los participantes habrán:

  • Configurado al menos dos Gems operativos orientados a tareas reales de RRHH, como respuesta a candidatos y curación de noticias de IA y talento.
  • Diseñado al menos un cuaderno en NotebookLM conectado a documentación de RRHH y capaz de generar entregables útiles, como guías, resúmenes o ideas de acción.
  • Practicado el uso de Gemini dentro de Google Workspace para redactar comunicaciones, analizar datos, crear dashboards básicos y preparar materiales de presentación.
  • Identificado y priorizado entre dos y tres procesos de RRHH de alto impacto donde implantar IA de forma inmediata mediante automatizaciones no-code.
  • Adquirido un lenguaje común y criterios básicos para dialogar sobre IA con proveedores, dirección y otros departamentos desde la función de RRHH, incluyendo pautas de gobernanza y uso compartido de herramientas.

Documentacion para el alumnado

Previa al seminario:

– Breve cuestionario online sobre nivel de uso actual de IA y expectativas respecto a Gemini y NotebookLM.
– Guía PDF “Checklist de preparación” para organizar su entorno de trabajo: acceso a Gemini, cuenta de Google y documentación de RRHH en Drive.

Posterior al seminario:

– Dossier con las diapositivas utilizadas en el aula virtual.
– Plantillas de prompts para Gemini y modelos de instrucciones para Gems de RRHH en formato editable.
– Ejemplos de estructuras de cuadernos de NotebookLM para onboarding, formación y clima.
– Ejemplos de dashboards básicos en Sheets con indicaciones para su adaptación.
– Lista curada de recursos y enlaces para seguir profundizando en IA aplicada a RRHH y en el ecosistema de Google.

Inscripción

Plazas limitadas. La confirmación de plaza se hará efectiva por estricto orden de recepción completa de la documentación requerida.

La cuota de inscripción es de:

•    Asociados………………………. 260 € +21% IVA
•    No Asociados…..……………. 440 € +21% IVA

La inscripción incluye: asistencia en el horario programado a las dos sesiones de la formación, la documentación para el alumno establecida en el programa y certificado de asistencia.

Más información

Para más información puedes contactar con nosotros a través del correo electrónico aulavirtual@aedipe.es